직장인들에게 가장 필수적인 업무능력에는 폭넒은 지식, 정보 가공 능력, 분석 능력, 판단력, 문제 해결 능력, 시각화 능력, 커뮤니케이션 능력, 전달력 등이 있는데 이 능력을 모두 필요로 하는 분야가 바로 '프레젠테이션' 이라고 한다.

작년부터 회사내 사업계획 발표에 프레젠테이션을 도입했다. 직원들 앞에서 발표해야 한다는 사실만으로 많은 부서장, 팀장들의 부담이 가중되었고, 발표 자료를 준비하느라 많은 수고와 노력을 들였다. 처음으로 파워포인트를 사용하여 준비를 하는 이도 있었고, 프레젠테이션 젠에 언급된 스티브 잡스식의 자료를 준비하는 이도 있었다. 이도 저도 힘든 사람은 글이 빽빽하게 써있는 원래의 엑셀 파일을 사용하는 이도 있었다. 모두들 자료 준비에만 집중을 하다보니, 직원들 앞에서 어떻게 발표를 해야 하는지에 대해서는 고민을 하지 않았던 듯 싶다.

과연, 프레젠테이션의 결과는...? 대부분 발표자료에 적혀있는 글을 읽는 형식이었다. 발표자나 청중들 모두 곤혹스러웠다. 단순히 자료를 읽어줄바에는 유인물로 배포해서 각자 읽어보도록 하는게 나았을 것을...

우리 회사 직원들만의 문제는 아니다.

이처럼 많은 프리젠터들은 자료 만들기에만 집중하고 있다. 특히 전문 프리젠터가 아니라 실제 프로젝트를 책임지는 실무형 프레젠터의 경우라면 어쩌다 한번 하게 되는 프레젠테이션이 영 두려운 것이 사실이다. 게다가 짧은 프레젠테이션의 시간 동안 고객을 설득시켜 수주해야 하는 사명까지 걸려있다면 부담이 배가되는 것이 당연하다. 그런데 알겠지만 이 두려움을 피한다고 사라지는 것이 아니다. 오히려 완벽한 연습만이 두려움을 극복하고 완벽한 프레젠테이션을 가능하게 한다.

그렇다면, 과연 어떻게 하면 효과적인 프레젠테이션을 할 수 있을까? 고객을 위한 쇼를 잘 하는 방법을 몇가지 살펴보겠다.

실전과 같은 환경에서 리허설하라 - 실전과 같은 환경(장소, 자리배치, 청중의 수)을 구성하여 리허설을 해보는 것이다. 사전 리허설을 통해 청중들의 리뷰 의견을 듣고 프레젠테이션을 보완하도록 한다. 무엇보다도 청중에게 기대한 반응을 이끌어 낼 수 있는지를 점검하는게 중요하다.

질응응답도 리허설하라 - 실제 프레젠테이션은 프레젠터의 일방적인 전달만으로 끝나지 않는다. 늘 마지막에는 청중들의 날카로은 질문이 기다리고 있다. 따라서 나올 만한 질문을 예상하여 준비를 하는 것과 질의응답에  대처할 수 있도록 연습을 하는 것도 필요하다.

도입부에서 청중을 끌어당겨라 - 밋밋한 도입보다는 질문을 먼저한다거나 화두를 던져 청중의 흥미를 유발한다. '비교하거나' '빈 구석을 보여주거나' 혹은 '충격적인 사진'을 제시함으로써 가능하다.

'무엇을 어떻게'가 아니라 '왜'를 말하라 - 말은 잘하는 사람이 프레젠테이션을 잘 하는 것은 아니다. 청중들의 눈높이에 맞춰 발표하는것이 중요하다. 전달할 내용이 전문적일수록 듣는 이의 사전 지식과 경험을 고려해 말해야 한다. 프레젠터는 프레젠테이션 자료에 담긴 정보를 효과적으로 전달할 수 있어야 한다. 어떻게 전달하는 것이 가장 효과적인 전달일 것인가?

제안 프레젠테이션은 정보의 전달에 목적이 있지 않다. 그러므로 Why를 중심으로 설명하는 오른쪽 사례가 훨씬 설득적이다.

프레젠테이션은 보고가 아니라 설득을 위한 '쇼' - 적절한 제스처의 활용이 필요하다. 비언어적인 요소는 언어적인 요소의 보조수단으로 언어적인 요소에 명시적으로 드러나지는 않지만 전달하고자 하는 내용을 내포하고 있다. 따라서 적절한 제스처의 사용은 때로는 말보다 강한 의미를 전달하기도 한다. 제스처 뿐만 아니라 보여줌으로써 믿게하는 것도 한가지 방법이다. 청중의 바로 눈 앞에서 서류 봉투에 담긴 노트북을 꺼낸 스티브 잡스의 프레젠테이션을 본 사람이 있을 것이다. 쑈킹하지 않았는가?

돌발상황에 대비한 준비를 철저히 하라 - 마지막으로 돌발상황에 철저히 대비하는 것이다. 빈틈없는 자료, 발표 준비를 했는데 당일 발표장소에서 노트북이 동작을 안한다거나 준비한 파일이 손상되었다거나, 스피커가 이상하다든지... 등등 언제라도 프레젠테이션을 방해하는 요소가 있다.(아마 이런 경험이 있는 분도 있을 것이다). 유비무환(有備無患)이라고 했다. 모든 것을 이중으로 준비하여 성공적인 프레젠테이션이 되도록 하자.

연설과 대화의 능력은 있으면 좋고 없어도 그만인 그런 능력이 아니다. 실제 생활 속에서 연설과 대화를 하지 않고 살 수 있는 사람은 아무도 없다. 나를 돋보이게 하고, 사람들의 생각을 내가 원하는 대로 이끌 수 있는 대화 능력은 결국 나를 성공으로 이끄는 핵심 경쟁력이 될 것이다.

연습! 연습! 연습! 해답은 이것 뿐인 것 같다.